CGOV-RES-2023-007
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA DE MINAS GERAIS
COMITÊ DE GOVERNANÇA
RESOLUÇÃO CGOV No 7, DE 25 DE AGOSTO DE 2023
Institui o Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos (2023-2027) do CEFET-MG e o regulamenta.
O PRESIDENTE DO COMITÊ DE GOVERNANÇA DO CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA DE MINAS GERAIS, autarquia de regime especial vinculada ao Ministério da Educação, no uso das atribuições legais e regimentais que lhe são conferidas,
CONSIDERANDO:
i) o disposto na Política de Governança do CEFET-MG, instituída pela Resolução CD-33, de 24 de novembro de 2022;
ii) o disposto na Resolução CGOV/CEFET-MG No 1, de 24 de março de 2023, que institui e regulamenta o Sistema Interno de Governança (SIGOV) do CEFET-MG;
iii) o disposto na Resolução CGOV/CEFET-MG No 2, de 24 de março de 2023, que institui e regulamenta o Portfólio de Governança do CEFET-MG;
iv) o que consta do Processo no040901/2023-18; e
v) o que foi deliberado na 4ª Reunião do Comitê de Governança, realizada em 18 de agosto de 2023,
RESOLVE:
Art. 1o Esta Resolução institui o Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos (2023-2027), elaborado em conformidade com os princípios e diretrizes da Política de Governança e com o disposto no Portfólio de Governança do CEFET-MG, e regulamenta sua implementação e gestão.
Parágrafo único. As normas contidas nesta Resolução e eventuais normas complementares, metodologia, manuais e procedimentos que instrumentalizam este Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos (PDGP) têm âmbito de aplicação institucional, alcançando os macroprocessos finalísticos, de governança e de gestão da cadeia de valor do CEFET-MG.
Art. 2o Para os fins desta norma e da implementação do Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos, considera-se:
I – Catálogo Institucional de Serviços e Padrões: refere-se ao conjunto integral dos documentos-padrão que registram os procedimentos padronizados, oficiais, para cada macrosserviço, serviço e atividade administrativa no âmbito do CEFET-MG;
II – desenho de processo: consiste no mapeamento, padronização e cadastro de determinado processo de trabalho;
III – documento-padrão: é o documento com campos, formatos, estrutura e identidade visual predefinidos, podendo assumir diferentes tipos, conforme sua finalidade, e que serve como referência em seu âmbito de aplicação na arquitetura de gestão dos processos de trabalho institucionais;
IV – padrão: consiste num compromisso documentado que estabelece diretrizes e requisitos a serem utilizados pelas pessoas relacionadas com uma determinada função ou posição na instituição. Enquanto forma de registro, um padrão é gerado a partir do preenchimento dos campos de um tipo de documento-padrão escolhido;
V – padronização: refere-se ao conjunto de atividades sistemáticas destinadas a estabelecer, registrar, controlar, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento e à sua adequação aos resultados decorrentes do seu uso;
VI – processos de trabalho: termo que abrange, sob uma única denominação, os três tipos de processos organizacionais: processos finalísticos, processos de governança e processos de gestão;
VII – modelagem de processo: refere-se à modificação significativa de processo já padronizado em decorrência de alteração no fluxo de trabalho ou de melhorias na cadeia de atividades do processo. É usado como sinônimo de redesenho de processo; e
VIII – plano de ação: instrumento organizado para possibilitar e direcionar a execução de um programa, visando atingir os melhores resultados. O plano se utiliza de uma metodologia estabelecida para definir objetivos específicos e as metas a serem alcançados, as atividades a serem realizadas e seu cronograma, os responsáveis pela execução das atividades e pelo seu monitoramento e avaliação.
Objetivos e finalidades do Programa
Art. 3o O PDGP tem por objetivo desenvolver estratégias e modelo de gestão orientada a processos, bem como abordagens e soluções inovadoras visando à melhoria dos serviços oferecidos e potencializando a geração de resultados de valor e o alcance dos objetivos estratégicos e de desenvolvimento institucionais do CEFET-MG.
§ 1o Este Programa tem como propósito contribuir para desenvolver as melhores práticas de governança no âmbito do CEFET-MG, no que concerne especificamente à gestão por processos, tendo como foco prioritário as práticas relacionadas ao mecanismo de estratégia, e de modo complementar, aquelas associadas aos mecanismos de liderança e de controle, conforme estabelecido no Portfólio de Governança (2023-2027).
§ 2o Conforme o mecanismo de governança ao qual se associam, as práticas de governança contempladas neste Programa são:
I – quanto ao mecanismo de estratégia:
a) monitorar o desempenho das funções de gestão; e
b) monitorar o alcance dos resultados institucionais;
II – quanto ao mecanismo de liderança:
a) promover a integridade; e
III – quanto ao mecanismo de controle:
a) promover a transparência; e
b) garantir a accountability.
Art. 4o O Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos tem as seguintes finalidades:
I – fomentar e desenvolver a gestão orientada a processos como ação estratégica promotora de melhorias na execução das políticas, dos programas, dos planos e das ações institucionais e viabilizadora dos resultados almejados;
II – desenvolver estratégias, métodos e instrumentos para incrementar o desempenho institucional e para aprimorar a capacidade de resposta da instituição mediante a incorporação de inovações na gestão e nos serviços institucionais;
III – desenvolver abordagens e soluções inovadoras que contribuam para a melhoria dos serviços oferecidos à comunidade e para a gestão, execução e avaliação dos processos de trabalho, bem como para o desenvolvimento institucional;
IV – elevar o nível de maturidade da instituição na gestão de seus processos de trabalho, mediante o desenvolvimento e promoção das melhores práticas da gestão por processos;
V – modernizar, simplificar e aperfeiçoar os processos e serviços institucionais oferecidos, por meio da transformação digital dos processos de trabalho e de gestão do CEFET-MG;
VI – contribuir para a formação de dirigentes e gestores em assuntos relativos à modelagem, avaliação e otimização de processos de trabalho, à inovação na gestão e nos serviços oferecidos e à gestão orientada a processos;
VII – contribuir para o desenvolvimento institucional e o fortalecimento da gestão, por meio do desenvolvimento de métodos, técnicas e instrumentos para a gestão orientada a processos e para a tomada de decisão baseada em evidências;
VIII – difundir e desenvolver a cultura de gestão orientada a processos na instituição, promovendo campanhas e eventos de divulgação, capacitação sobre questões relativas à gestão por processos, bem como produção, divulgação e curadoria de conteúdos referentes ao assunto; e
IX – prover os órgãos constituintes da estrutura de gestão estratégica do SIGOV com informações e resultados do desempenho do PDGP, subsidiando sua análise e gestão.
Art. 5o A Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional (DGDI) é a unidade responsável pela coordenação do Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos.
Art. 6o A DGDI deverá elaborar e publicar Instruções Normativas, Portarias Normativas, recomendações e outros documentos que se façam necessários para orientar a execução do Programa no âmbito do CEFET-MG.
Responsabilidades das unidades partícipes na execução do Programa
Art. 7o As unidades organizacionais integrantes da estrutura executiva de gestão do SIGOV são responsáveis pela execução, em seu respectivo âmbito, das ações planejadas no escopo deste PDGP, em conformidade com as normas vigentes, manuais e outros documentos que o instrumentalizam.
Parágrafo único. No cumprimento das responsabilidades de que trata o caput, as unidades organizacionais devem observar o disposto no art. 7o da Resolução CGOV/CEFET-MG No 1, de 2023, que institui e regulamenta o SIGOV.
Art. 8o Em complemento às responsabilidades quanto à execução de que trata o art. 7o, as seguintes unidades organizacionais têm responsabilidades específicas no que concerne à organização, preparação, implementação, divulgação e supervisão do PDGP:
I – Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional é responsável:
a) pela elaboração da estratégia e da metodologia para a gestão orientada a processos;
b) pela articulação e coordenação das unidades da estrutura executiva de gestão e da estrutura de apoio técnico do SIGOV que participam do Programa; e
c) pela elaboração dos planos de ação no âmbito do PDGP;
II – a Coordenação de Inovação em Gestão, Processos e Serviços da DGDI é responsável pela coordenação, execução e gestão dos planos de ação e pela elaboração dos respectivos relatórios de execução no âmbito do PDGP;
III – a Comissão de Monitoramento e Avaliação da Governança é responsável pelo acompanhamento da execução, monitoramento e avaliação de desempenho do PDGP, e por prestar apoio técnico aos órgãos da estrutura executiva do SIGOV em assuntos de sua competência;
IV – o Gabinete da Diretoria-Geral é responsável pela promoção, fomento e apoio institucional ao desenvolvimento do Programa, e pelo apoio logístico aos órgãos da estrutura executiva do SIGOV na execução do Programa;
V – as Diretorias de Campus são responsáveis pela supervisão da execução das ações necessárias ao PDGP no âmbito dos respectivos campi;
VI – a Diretoria de Tecnologia da Informação é responsável pela gestão dos recursos de infraestrutura de tecnologia da informação e desenvolvimento de serviços e soluções digitais necessários à execução do Programa;
VII – a Diretoria de Planejamento e Gestão é responsável pela incorporação das demandas por bens e serviços necessários à execução do PDGP ao Plano Anual de Contratação (PAC) e pela gestão de sua contratação;
VIII – a Secretaria de Gestão de Pessoas é responsável pela organização, supervisão e execução das ações voltadas à capacitação e ao desenvolvimento de servidores no escopo deste PDGP; e
IX – a Secretaria de Comunicação Social é responsável pela gestão e execução das ações de comunicação no escopo do Programa, integrando de forma transparente e participativa os diversos segmentos da comunidade.
Metodologia para a Gestão Orientada a Processos
Art. 9o A Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional deverá estabelecer a metodologia de gestão por processos no âmbito do CEFET-MG, contendo, pelo menos:
I – os procedimentos para identificação, mapeamento, modelagem, documentação, análise, redesenho, otimização e simulação, proposição de transformação digital, implementação de novas práticas, monitoramento, controle e refinamento dos processos de trabalho;
II – a definição de responsabilidades e papéis de gestores, agentes públicos e unidades organizacionais no contexto da prática da gestão por processos na instituição;
III – os métodos e técnicas para a gestão orientada a processos e para a formação de lideranças institucionais nas áreas de gestão por processos;
IV – a definição da estrutura, componentes, técnicas e instrumentos do Catálogo Institucional de Serviços e Padrões (CISP);
V – o modelo de medição, monitoramento e avaliação de desempenho dos processos de trabalho institucionais, em conformidade com as normas e procedimentos definidos no escopo do Sistema de Medição de Desempenho (SiMED); e
VI – a sistemática de verificação e tratamento de não-conformidade na execução dos processos de trabalho institucionais.
Planos de ação para execução do Programa
Art. 10. O Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos será implementado, desenvolvido e executado por meio de planos de ação com prazos de vigência preestabelecidos.
Art. 11. O Plano de Ação consiste no planejamento detalhado da execução do Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos, e serve ao propósito de diagnosticar, organizar e consolidar o conjunto adequado de ações a serem executadas, acompanhadas, mensuradas e avaliadas em determinado período de tempo, a fim de alcançar as metas e resultados estabelecidos para o PDGP.
1o A Coordenação de Inovação em Gestão, Processos e Serviços (CIGPS) da DGDI é a unidade responsável pela coordenação e gestão dos planos de ação do PDGP no âmbito do CEFET-MG.
2o As unidades organizacionais que participam da execução dos planos de ação deverão observar a metodologia de gestão por processos, sob a orientação técnica da CIGPS para registro de suas práticas laborais.
3o As entregas resultantes da execução das atividades previstas nos planos de ação deverão ser incorporadas pelos gestores, servidores e agentes públicos envolvidos em seus respectivos planos de entregas ou de trabalho individual do Programa de Gestão e Desempenho (PGD), quando dele participarem.
Art. 12. Os planos de ação do PDGP do CEFET-MG serão elaborados pela Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional, e deverão estabelecer expressamente, pelo menos:
I – as responsabilidades das unidades organizacionais e atribuições dos agentes públicos envolvidos, observado o disposto nos arts. 7o e 8o;
II – o prazo de vigência do plano de ação, que não deverá ser inferior a um ano, nem superior a dois anos;
III – os objetivos específicos, passíveis de medição e avaliação de desempenho, que devem ser alcançados na execução do Plano;
IV – a demanda qualificada por ações de capacitação e desenvolvimento de servidores necessária à execução do plano de ação;
V – as metas físicas e orçamentárias necessárias à execução do plano de ação ao longo do ano subsequente;
VI – as métricas, com as respectivas formas de mensuração, para o acompanhamento e avaliação de resultados;
VII – o detalhamento das ações a serem executadas, indicando a unidade e o agente público responsáveis pela ação específica, bem como os prazos previstos;
VIII – a metodologia para o monitoramento e avaliação da execução das ações do plano de ação; e
IX – instruções objetivas para a elaboração do relatório de execução do plano de ação.
Parágrafo único. O plano de ação para execução do PDGP deverá ser aprovado pelo Comitê de Governança e publicado no sítio eletrônico da DGDI.
Relatórios de execução dos planos de ação
Art. 13. O Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos terá sua implementação e execução, no âmbito das unidades da estrutura executiva de gestão do SIGOV, monitorada e avaliada por meio de relatórios periódicos de execução dos planos de ação e de outros instrumentos que se fizerem necessários.
Parágrafo único. Deverá ser elaborado, pelo menos, um relatório de execução por ano de vigência do respectivo plano.
Art. 14. O Relatório de Execução do plano de ação é um instrumento de monitoramento e avaliação periódica do desempenho na execução do PDGP, e tem por finalidades:
I- apresentar os resultados obtidos, confrontando-os com as metas e objetivos específicos estabelecidos no respectivo plano de ação; e
II- indicar medidas corretivas eventualmente necessárias para aperfeiçoamento da execução do Programa.
Parágrafo único. A Coordenação de Inovação em Gestão, Processos e Serviços da DGDI é a unidade responsável pela elaboração dos relatórios de execução dos planos de ação do PDGP no âmbito do CEFET-MG.
Art. 15. Os relatórios de execução do plano de ação do PDGP deverão conter, pelo menos:
I – responsabilidades das unidades organizacionais e atribuições dos agentes públicos envolvidos na execução das ações, durante o período de tempo relatado;
II – informações objetivas acerca da metodologia de monitoramento e avaliação de resultados da execução do plano de ação;
III – avaliação crítica da execução orçamentária e financeira e de seus efeitos na execução do plano de ação;
IV – descrição e apuração dos indicadores de mensuração de resultados definidos no plano de ação;
V – análise crítica dos resultados alcançados, confrontando os resultados obtidos com as metas planejadas e os objetivos específicos estabelecidos para o respectivo plano de ação;
VI – evidências objetivas de como as ações planejadas contribuíram para a geração de valor institucional; e
VII – parecer técnico circunstanciado da Comissão de Monitoramento e Avaliação da Governança, contendo:
a) uma avaliação crítica da adequabilidade da metodologia proposta para o monitoramento e avaliação de resultados do plano de ação;
b) avaliação da geração de valor público decorrente da execução do plano de ação;
c) avaliação da accountability (prestação de contas e responsabilidades) na gestão da execução do plano de ação;
d) avaliação da divulgação de dados e informação, em transparência ativa, relativa à execução e resultados alcançados na execução do plano de ação; e
e) críticas e sugestões objetivas para o aperfeiçoamento das atividades de monitoramento e avaliação do plano de ação.
§ 1o O relatório de execução deverá ser devidamente documentado e acompanhado dos dados e informações necessários à sua análise.
§ 2o O relatório de execução do plano deverá ser aprovado pelo Comitê de Governança e publicado no sítio eletrônico da DGDI.
Planejamento orçamentário-financeiro para execução do Programa
Art. 16. Compete à Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional encaminhar proposta contendo todos os itens que pretende contratar no exercício subsequente para fins de execução do plano de ação deste PDGP.
Parágrafo único. A proposta referida no caput deverá ser encaminhada à instância competente no prazo estabelecido, de modo a compor o Plano Anual de Contratações (PAC) do CEFET-MG para ao exercício subsequente.
Art. 17. As despesas de custeio referentes às ações de capacitação e desenvolvimento de servidores de que trata o inciso IV do art. 12 serão incorporadas ao planejamento anual de contratações elaborado pela Secretaria de Gestão de Pessoas no escopo do Programa de Desenvolvimento de Pessoas do CEFET-MG.
Indicadores de desempenho da execução do Programa
Art. 18. O Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos terá seu desempenho individual – não como parte do Portfólio de Governança – avaliado por meio de um único indicador de efetividade, associado ao desenvolvimento, gestão tática e execução do respectivo programa.
§ 1o O indicador de efetividade do PDGP será composto por outros indicadores de desempenho de níveis tático ou operacional, cada qual aferindo um aspecto/objetivo específico de execução do PDGP.
§ 2o O indicador de efetividade de que trata o caput, bem como os indicadores de desempenho de nível mais baixo que o compõe, deverão ser especificados em conformidade com a metodologia estabelecida pelo SiMED, sistema ao qual serão integrados.
Monitoramento e avaliação da execução do Programa
Art. 19. O acompanhamento da execução, o monitoramento e a avaliação do Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos serão realizados pela Comissão de Monitoramento e Avaliação da Governança.
Parágrafo único. A Comissão realizará as atividades de que trata o caput, sem prejuízo do exercício das demais atividades que lhe competem, consoante o disposto na Política Institucional de Governança e nas normas internas vigentes.
Art. 20. A Comissão de Monitoramento e Avaliação da Governança deverá subsidiar a coordenação do Programa no monitoramento e avaliação da execução do plano de ação, competindo-lhe para este fim:
I – relatar à coordenação do Programa a ocorrência de acontecimentos ou falhas que possam prejudicar o andamento do plano de ação;
II – apontar inconsistências ou inadequações quanto à metodologia ou algum outro aspecto do monitoramento e avaliação do plano de ação;
III – prestar apoio técnico e orientar as unidades organizacionais da estrutura executiva de gestão na implantação, execução e gestão deste Programa, em seu respectivo âmbito; e
IV – apresentar proposta de atualização e revisão do plano de ação ou, se pertinente, deste Programa específico e/ou do Portfólio de Programas.
Art. 21. A Comissão de Monitoramento e Avaliação da Governança deverá elaborar parecer técnico circunstanciado que integrará o relatório de execução do plano de ação do Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos do CEFET-MG, consoante o disposto no inciso VII do art. 15.
Art. 22. Fica delegada competência ao Presidente do Comitê de Governança para, mediante requerimento, realizar ajustes pontuais e revisões de pequena monta no plano de ação, desde que estes não confrontem a Política Institucional de Governança, o Portfólio de Governança ou esta Resolução, e apenas para fins de:
I – compatibilização com o Plano Anual de Contratações (PAC) do CEFET-MG;
II – compatibilização com a proposta orçamentária do CEFET-MG, consoante a Lei Orçamentária Anual;
III – manter o plano de ação adaptado e em conformidade com as normas internas e externas; e
IV – ajustes decorrentes de oportunidades e contingências que atendam aos princípios do interesse público, da razoabilidade e da eficiência.
§ 1o O requerimento de ajustes ou revisões de que trata o caput será apresentado pela Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional, unidade coordenadora do PDGP, mediante proposta fundamentada acerca da necessidade e conveniência dos ajustes para a melhor execução do PDGP.
§ 2o Caso os ajustes e revisões necessários não se enquadrem nos termos dispostos no caput, a Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional deverá submeter ao Comitê de Governança proposta fundamentada de revisão do plano de ação para a melhor execução do PDGP.
§ 3o Os ajustes e revisões de que trata o caput, se e quando ocorrerem, deverão ser formalmente comunicados ao Comitê de Governança, por meio de processo eletrônico, e amplamente publicizados.
Art. 23. Os casos omissos nesta resolução serão resolvidos pela Diretoria de Governança e Desenvolvimento Institucional e, em grau de recurso, pelo Comitê de Governança do CEFET-MG.
Art. 24. O Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos (PDGP) vigerá até 31 de dezembro de 2027.
Art. 25. Esta Resolução entra em vigor em 1o de setembro de 2023.
Publique-se e cumpra-se.
Prof. Flávio Antônio dos Santos
Presidente do Comitê de Governança