Ata da 11ª Reunião Ordinária do Comitê de Governança do Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais. Às nove horas e trinta minutos do dia dezoito de agosto de dois mil e vinte e três, reuniu-se, na Sala dos Conselhos Superiores, sob a presidência do professor Flávio Antônio dos Santos, o Comitê de Governança de Governança do Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (CEFET-MG), para sua 4ª sessão ordinária do ano de 2023. Membros presentes, designados pela Portaria DIR Nº 141/2022 – GDG: Flávio Antônio dos Santos, Diretor-Geral do CEFET-MG e Presidente do Comitê; Maria Celeste Monteiro de Souza Costa, Vice-Diretora Geral; Moacir Felizardo de França Filho, Diretor de Planejamento e Gestão; Wesley Ruas Silva, Secretário de Gestão de Pessoas;   Sérgio Roberto Gomide Filho, Diretor de Educação Profissional e Tecnológica; Carolina Riente de Andrade Paula, Diretora de Desenvolvimento Estudantil; Flávio Luís Cardeal Pádua, Diretor de Extensão e Desenvolvimento Comunitário;  Danielle Marra de Freitas Silva, Diretora de Graduação. Conrado de Souza Rodrigues, Diretor de Pesquisa e Pós-Graduação; Henrique Elias Borges, Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional; Gray Farias Moita, Diretor de Tecnologia da Informação. Convidados: O Presidente da CEGEST, Sr. Pedro Henrique Dias de Sousa e Clever de Oliveira Júnior, Diretor Adjunto de Tecnologia da Informação. Item 1. Verificação do quórum. Verificou-se o cumprimento do quórum com a presença de 10 (dez) membros votantes. Item 2. Abertura da 11ª Reunião Ordinária do Comitê de Governança. O Presidente declarou aberta a sessão, apresentou a pauta e como não ocorreram outros pedidos de inclusão e/ou exclusão de itens da pauta, essa foi aprovada por unanimidade de 10 (dez) votos favoráveis. Item 3. EXPEDIENTE PRELIMINAR: 3.1 Ata 9ª Reunião Comitê de Governança. Após realização dos ajustes solicitados, a Ata 9ª Reunião Comitê de Governança foi aprovada por unanimidade 10 (dez) votos favoráveis. Item 4. ORDEM DO DIA: O Diretor  de Governança e Desenvolvimento Institucional Henrique Elias Borges  e a Diretora Adjunta Eliane Helena Goncalves Silva apresentaram os cinco processos representados do 4.1 ao 4.5, destacando que os 5 (cinco) programas que foram incluídos na pauta foram elaborados em conformidade com os princípios e diretrizes da Política de Governança e com o disposto no Portfólio de Governança do CEFET-MG. 4.1 Processo 23062.040907/2023-87 – Programa de Transparência e Controle Social. O Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional informou que o programa PTCS tem por objetivo desenvolver a transparência ativa, a participação e o controle social, a prestação de contas e a responsabilização, aprimorar a capacidade de resposta institucional e fortalecer as iniciativas de governo aberto no âmbito do CEFET-MG. O Programa tem como propósito contribuir para desenvolver as melhores práticas de governança no âmbito do CEFET-MG, no que concerne especificamente à transparência e à participação e controle social, tendo como foco prioritário as práticas relacionadas ao mecanismo de controle, e de modo complementar, aquelas associadas aos mecanismos de estratégia e de liderança, conforme estabelecido no Portfólio de Governança (2023-2027). Realizadas as discussões, o Programa foi colocado em votação e foi aprovado com 9 (nove) votos favoráveis e 1 (uma) abstenção. 4.2 Processo 23062.040905/2023-98 – Programa de Desenvolvimento Estratégico da Governança. O Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional detalhou o PDEG e explicou que esse Programa tem por objetivo estabelecer o modelo e desenvolver e monitorar a gestão estratégica da governança no âmbito do CEFET-MG, ampliando as possibilidades de a instituição alcançar seus objetivos estratégicos e gerar resultados de valor, promovendo a capacidade das lideranças institucionais, melhorando a qualidade do ambiente regulatório e buscando assegurar a integridade e conformidade da gestão. Após análise, o referido Programa foi aprovado por unanimidade 10 (dez) votos.  4.3 Processo 23062.040901/2023-18 – Programa de Desenvolvimento da Gestão por Processos. O Diretor  de Governança e Desenvolvimento Institucional discorreu sobre  o PDGP, que tem por objetivo desenvolver estratégias e modelo de gestão orientada a processos, bem como abordagens e soluções inovadoras visando à melhoria dos serviços oferecidos e potencializando a geração de resultados de valor e o alcance dos objetivos estratégicos e de desenvolvimento institucionais do CEFET-MG. Este Programa tem como propósito contribuir para desenvolver as melhores práticas de governança no âmbito do CEFET-MG, no que concerne especificamente à gestão por processos, tendo como foco prioritário as práticas relacionadas ao mecanismo de estratégia, e de modo complementar, aquelas associadas aos mecanismos de liderança e de controle, conforme estabelecido no Portfólio de Governança (2023-2027). Após análise, o referido Programa foi aprovado por unanimidade de 10 (dez) votos. 4.4 Processo 23062.040898/2023-24 – Programa de Desenvolvimento da Gestão Analítica.  O Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional esclareceu que o PDGA tem por objetivo desenvolver a estratégia de gestão baseada em evidências e centrada em resultados no âmbito do CEFET-MG, aprimorando o processo de tomada de decisão, promovendo a capacidade de liderança e a transparência, bem como construir e desenvolver um sistema para a medição de desempenho de âmbito institucional, com vistas a possibilitar o monitoramento e análise dos resultados institucionais alcançados. Após esclarecidas as dúvidas o Programa foi aprovado por unanimidade 10 (dez) votos. 4.5 Processo 23062.025905/2023-68 – Programa de Desenvolvimento da Gestão de Riscos e da Integridade. O Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional informou que o PDGRI tem por objetivo organizar, estabelecer, desenvolver, monitorar e aprimorar um sistema de gestão de riscos, controle interno e de gestão da integridade no CEFET-MG, com vistas à prevenção, à identificação, à avaliação, ao tratamento, ao monitoramento e à análise crítica de riscos que possam impactar no alcance dos objetivos estratégicos e de desenvolvimento institucional, estabelecidos no Plano Estratégico Institucional (PEI – 2023-2032) e no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI 2023-2027). Após análise, o Programa foi aprovado por unanimidade de 10 (dez) votos. 4.6 Memorando 38/2023 – Modificações no IGG 2024. A Diretora Adjunta de Governança e Desenvolvimento Institucional, Eliane Helena Gonçalves Silva, informou que o TCU aprovou, por meio do Acórdão 1.205/2023-Plenário, de 14 de junho de 2023, proposta para remodelar o questionário conhecido como iGG, que será substituído pelo iESGo, novo instrumento de pesquisa do TCU para avaliar a administração pública. De acordo com essa decisão, o novo instrumento de pesquisa deverá integrar a avaliação dos processos de governança e gestão aos de responsabilidade ambiental e de sustentabilidade, além de responsabilidade social (ESG). Diante dessa iminente mudança de paradigma, e considerando a possibilidade de impacto do novo instrumento de avaliação sobre o índice de governança da instituição, a DGDI solicita informações acerca da existência de designação de responsável institucional sobre a questão da responsabilidade ambiental e de sustentabilidade, a fim de que este possa auxiliar na coleta de informações sobre o tema e no preenchimento do novo instrumento de pesquisa, que deve ser disponibilizado no primeiro trimestre de 2024. O Presidente propôs a criação de comissão para diagnosticar as ações de natureza social desenvolvidas na Instituição, atreladas ao conceito ESG, a fim de estruturá-las, e para trabalhar em proposta de uma política de sustentabilidade para o CEFET-MG. 4.7 Manifestação técnica do Comitê de Governança a respeito dos relatórios desenvolvidos por PROJUR, DEPT, DPPG, DEDC, DIRGRAD, GDG e SRI ao término das respectivas fases de ambientação do PGD. O Secretário de Gestão de Pessoas Wesley Ruas Silva apresentou a manifestação técnica sobre a fase de ambientação na Diretoria de Educação Profissional e Tecnológica (DEPT), na Diretoria de Graduação (DIRGRAD), no Gabinete da Diretoria-Geral, na Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG), na Diretoria e Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC), na Secretaria de Relações Internacionais (SRI) e na Procuradoria Federal (PROJUR). Na exposição, foram incluídos dados e informações relevantes levantados em pesquisas realizadas pela Secretaria de Gestão de Pessoas (SEGEP) e pela Comissão Executiva do Programa de Gestão e Desempenho (CEGEST). Considerando os relatórios das unidades organizacionais regimentais e a boa avaliação do público atendido, recomendou a manutenção do PGD nas equipes vinculadas à PROJUR, à DEDC, à DIRGRAD, ao GDG e à SRI, apontou a necessidade de melhoria dos pontos elencados na análise, sobre os quais foram sugeridas as seguintes providências: (i) definir, por norma, diretrizes institucionais para garantir um bom padrão de atendimento presencial para mitigar riscos referentes à queda da qualidade do atendimento presencial; (ii) reforçar o uso de tecnologia de softphone para mitigar riscos de redução da qualidade do atendimento aos telefones institucionais; (iii) criar e divulgar tabela com os horários de disponibilidade e contatos dos servidores em PGD, garantindo o conhecimento da comunidade sobre informações úteis para o estabelecimento do diálogo e da comunicação; (iv) trabalhar de modo que os planos de trabalho e registros no sistema sejam melhorados, o quanto for possível, por meio de capacitação, campanhas, manuais e acompanhamentos, com destaque para a necessidade de rastreabilidade das informações (ou procedimento similar ao de auditoria, tal como revisão por pares); (v) atualizar a norma institucional, retirando a obrigatoriedade de definição prévia de tabela de atividades, de forma alinhada com a Instrução Normativa Conjunta SEGES-SGRT/MGI nº 24/2023, ao Decreto nº 11.072/2022 e ao sistema a ser implantado no CEFET-MG (vi) determinar a criação de indicador de satisfação do público atendido, como medida imediata, sem prejuízo da criação de indicadores específicos para as diversas áreas; (vii) progredir no desenvolvimento de ações de capacitação voltadas para os diversos tópicos necessários para o bom desenvolvimento do PGD; (viii) progredir na implementação de guia ou repositório de informações sobre o PGD, incluindo recomendações de boas práticas; (ix) fomentar a manutenção de reuniões periódicas das equipes em PGD; (x) manter as ações institucionais relativas à mudança do sistema para registros e acompanhamento do PGD. No tocante à DEPT e à DPPG, não houve entrega do relatório tratado no art. 15, inciso VII, da Portaria DIR nº 255/2022. Sendo assim, sugeriu-se a prorrogação das fases de ambientação nessas unidades organizacionais, de modo dar maior prazo para a produção desses relatórios. Diante do exposto, os membros do Comitê de Governança analisaram os dados e realizada a votação, o relatório foi aprovado com 9 (nove) votos favoráveis e 1 (uma) abstenção. 4.8 Providências das unidades organizacionais regimentais para a implementação do PGD por meio do sistema Polare. O Presidente da CEGEST, Sr. Pedro Henrique Dias de Sousa, apresentou a evolução referente ao Sistema Polare e informou que estava sendo realizado um alinhamento operacional e na última semana ocorreu apresentação presencial e via Youtube para todos os servidores. Esclareceu que na última semana de agosto a chefia imediata poderá cadastrar os planos estratégicos e que, em setembro, os servidores poderão cadastrar os planos individuais. O Presidente solicitou ao Sr. Pedro Henrique Sousa a preparação de um cronograma e envio para todos os servidores. 5.0 COMUNICADOS: I) O Presidente informou sobre a Lei Orçamentária para o próximo ano, que foi liberado o orçamento para preenchimento e que em 2024 será o mesmo orçamento de 2023. Esclareceu que o orçamento de 2023 é insuficiente para fazer face às despesas, que precisam ser reduzidas. Uma das medidas que a Instituição pretende adotar é a redução dos contratos de limpeza.  II) O Presidente também relatou sobre a situação do Restaurante Universitário, que reflete em todo orçamento. Informou que ocorreu um aumento significativo na quantidade de refeições servidas no Restaurante Universitário, e, paralelamente, um acréscimo nos custos para produção. Nada mais havendo a tratar, o Presidente encerrou a reunião da qual eu, Maria Beatriz Gandini Bittencourt, secretária deste Comitê, lavrei esta ata, que segue assinada pelo Presidente, demais membros presentes.