Ata da 10ª Reunião Ordinária do Comitê de Governança do Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais. Às quatorze horas e trinta minutos do dia vinte e nove de maio de dois mil e vinte e três, reuniu-se, na Sala dos Conselhos Superiores, sob a presidência do professor Flávio Antônio dos Santos, o Comitê de Governança de Governança do Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (CEFET-MG), para a sua 1ª sessão ordinária do ano de 2023. Membros presentes, designados pela Portaria DIR Nº 141/2022 – GDG: Flávio Antônio dos Santos, Diretor-Geral do CEFET-MG e Presidente do Comitê; Maria Celeste Monteiro de Souza Costa, Vice-Diretora Geral; Moacir Felizardo de França Filho, Diretor de Planejamento e Gestão; Wesley Ruas Silva, Secretário de Gestão de Pessoas; Sérgio Roberto Gomide Filho, Diretor de Educação Profissional e Tecnológica; Carolina Riente de Andrade Paula, Diretora de Desenvolvimento Estudantil; Danielle Marra de Freitas Silva Azevedo, Diretora de Graduação; Henrique Elias Borges, Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional; Gray Farias Moita, Diretor de Tecnologia da Informação. Justificaram a ausência: Flávio Luís Cardeal Pádua e Conrado de Souza Rodrigues. Convidados: O Presidente da CEGEST, Sr. Pedro Henrique Dias de Sousa e a Diretora Adjunta de Governança e Desenvolvimento Institucional, Eliane Helena Gonçalves Silva. EXPEDIENTE PRELIMINAR: Item 1. Verificação do quórum. Verificou-se o cumprimento do quórum, com a presença de 9 (nove) membros. Item 2. Abertura da 10ª Reunião Ordinária do Comitê de Governança. O Presidente declarou aberta a sessão, apresentou a pauta e como não ocorreram outros pedidos de inclusão e/ou exclusão de itens da pauta, essa foi aprovada por unanimidade com 9 (nove) votos favoráveis. O Presidente informou aos membros que a Manifestação Técnica referente ao item 3.1 na Ordem do Dia, será apresentada pelo Presidente da CEGEST, Sr. Pedro Henrique Dias de Sousa e o Secretário de Gestão de Pessoas, Wesley Ruas Silva. Passou-se, então, ao exame dos itens de pauta. Item 3 ORDEM DO DIA: 3.1 Manifestação Técnica do Comitê de Governança, referente ao relatório sobre a execução da fase de ambientação do Programa de Gestão. O Secretário de Gestão de Pessoas, Wesley Ruas Silva e o Presidente da CEGEST, Pedro Henrique Dias de Sousa pautaram a manifestação técnica em referência, conforme disposto no art. 41, inciso I e § 1º, da Portaria DIR nº 255/2022, apresentando o relatório acerca da finalização da fase de ambientação do Programa de Gestão e Desempenho (PGD) nas unidades organizacionais vinculadas à Secretaria de Gestão de Pessoas (SEGEP), para manifestação técnica do Comitê de Governança. I) Inicialmente, foi apresentado o relatório referente às unidades organizacionais vinculadas à SEGEP. A SEGEP apresentou os resultados das seguintes pesquisas: Pesquisa com usuário; Satisfação geral do usuário; Velocidade de resposta; Atendimento síncrono; Qualidade de entregas. Para auxílio à avaliação da fase de ambientação, também houve a realização de grupos focais com as chefias da SEGEP. Após análise dos resultados, concluiu-se conveniente e oportuna a manutenção do PGD nas unidades organizacionais vinculadas à Secretaria de Gestão de Pessoas, dados os benefícios existentes para a Instituição e para seus trabalhadores. Relataram, porém, a existência fragilidades gerais do PGD, a serem debatidas e apropriadamente tratadas, a partir da adoção de medidas de tratamento, tais como: (i) adoção de diretrizes institucionais sobre o atendimento presencial para mitigar riscos referentes ao atendimento presencial; (ii) uso de tecnologia de softphone para mitigar riscos de redução da qualidade do atendimento aos telefones institucionais; (iii) adoção de reuniões periódicas das equipes para mitigar prejuízos às relações interpessoais e comunicação; (iv) adoção de boas práticas de teletrabalho para mitigar riscos de redução de produtividade nos períodos de teletrabalho; (v) divulgação de tabela com os horários de disponibilidade e contatos dos servidores em PGD para facilitar o conhecimento e do público atendido e dos colegas de trabalho sobre os períodos de disponibilidade dos participantes do PGD, o que garante melhores resultados para o atendimento presencial e para as comunicações; (vi) criação de indicador sintético de satisfação do público atendido, que permita garantir a conformidade às normas vigentes, que tratam do cumprimento de metas e do uso de indicadores. II) Na sequência, o Secretário de Gestão de Pessoas, Wesley Ruas Silva apresentou o relatório da Secretaria de Comunicação Social (SECOM), sobre a execução do Programa de Gestão, destacando os tópicos que seguem:  a) Grau de comprometimento dos servidores: Durante os meses previstos para ambientação, não houve, no âmbito da SECOM, registro de ocorrência que desabonasse qualquer um dos servidores que aderiram ao Programa de Gestão ou que demandam desta chefia ação pontual ou ampla visando prevenir ou corrigir possíveis incoerências na aplicação do PGD; b) Efetividade no alcance dos objetivos e metas. A proposta da SECOM foi manter os níveis de produtividade alcançados durante a pandemia, quando o teletrabalho foi aplicado em 100% da jornada semanal. Os ganhos de produtividade se deram em níveis quantitativos e qualitativos. Tais objetivos foram alcançados no período de ambientação do PGD. Na avaliação trazida no relatório, esse resultado se deve ao fato de que todos os servidores que aderiram ao PGD trabalham com processos criativos, que não acontecem em um determinado intervalo de tempo, tal como dentro de uma jornada de trabalho estabelecida por controle de ponto. c) Benefícios e prejuízos para a unidade. Dentre os benefícios, foi relatada considerável melhora na qualidade de vida do trabalho (menor tempo e recursos financeiros gastos no deslocamento, menos preocupação com estacionamento, conforto do lar para a produção das entregas), bem como a manutenção dos índices de entregas alcançados durante o teletrabalho integral adotado nos primeiros anos da pandemia, sem prejuízo no atendimento presencial diário, de 8 às 17h, ou de 9 às 18h. Por outro lado, como prejuízo, destacou o menor contato entre os membros das equipes que compõem a SECOM. d) Facilidades e dificuldades encontradas na implantação e utilização do sistema: dificuldades de utilização do Sistema SUSEP, que é quase nada intuitivo e demanda uma série de registros repetidos que poderiam se tornar automatizados, além de se desconectar por vezes durante o registro de ações sem salvar o que estava sendo cadastrado, o que demanda dos servidores envolvidos um tempo maior para as operações necessárias no sistema. e) A conveniência e a oportunidade na manutenção do Programa de Gestão: Como citado anteriormente, o processo criativo (instrumento de trabalho da SECOM) pode acontecer nos mais diversos momentos do cotidiano de quem cria textos, identidades visuais, marcas e tantos outros produtos entregues. O relatório apontou que, para o caso da SECOM, optar por um regime que avalia qualidade e quantidade de entregas, não simplesmente um período de trabalho com registro de pontos, não só agrega valor à produtividade e qualidade nas entregas da UORG, bem como na satisfação pessoal dos servidores que, além de produzirem bem, aproveitam da melhor forma possível seus potenciais de criação aliados às facilidades de um regime de teletrabalho híbrido. III) O Secretário de Gestão de Pessoas, Wesley Ruas Silva apresentou o relatório da Diretoria de Tecnologia da Informação. A DTI informou que na elaboração do relatório foram levados em consideração, de maneira geral, os dados, resultados e conclusões relativos à própria DTI e às três coordenações que a integram, a saber: Coordenação de Sistemas de Tecnologia da Informação (SIS-TI), Coordenação de Infraestrutura de Tecnologia da Informação (INFRA-TI) e Coordenação de Atendimento e Suporte de Tecnologia da Informação (SUP-TI). Sendo assim, o Sr. Wesley Ruas Silva apresentou um resumo abordando os seguintes pontos apresentados por essa Diretoria: a) o grau de comprometimento dos participantes; b) a efetividade no alcance de objetivos e metas; c) os benefícios e prejuízos para a unidade. Após toda apresentação e debate, o Presidente solicitou também a retirada dos nomes dos servidores nas respostas dos usuários nos relatórios e a divulgação desses de forma transparente. Pediu para que essa apresentação realizada na reunião seja mostrada aos técnicos administrativos. Sobre o Sistema Polare, decidiu-se que será realizado um treinamento com os servidores. Colocado em votação, o relatório apresentado pelo Secretário de Gestão de Pessoas sobre a execução da fase de ambientação do Programa de Gestão foi aprovado por unanimidade de 9 (nove) votos favoráveis. O Presidente, ainda, a prorrogação da fase de ambientação com o intuito de implantar o Sistema Polare, proposta que foi aprovada por unanimidade de 9 (nove) votos favoráveis. 3.2 Processo 23062.025905/2023-68 Minuta do Programa de Desenvolvimento da Gestão de Riscos e da Integridade do CEFET-MG. O Diretor de Governança e Desenvolvimento Institucional Henrique Elias Borges, apresentou a minuta do Programa de Desenvolvimento da Gestão de Riscos e da Integridade (2023-2027), informando que foi elaborado em conformidade com os princípios e diretrizes da Política de Governança e com o disposto no Portfólio de Governança do CEFET-MG. Explicou que o PDGRI tem por objetivo organizar, estabelecer, desenvolver, monitorar e aprimorar um sistema de gestão de riscos, controle interno e de gestão da integridade no CEFET-MG, com vistas à prevenção, à identificação, à avaliação, ao tratamento, ao monitoramento e à análise crítica de riscos que possam impactar no alcance dos objetivos estratégicos e de desenvolvimento institucional, estabelecidos nos Plano Estratégico Institucional (PEI – 2023-2032) e no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI 2023-2027), respectivamente. Após análise e discussão, o PDGRI foi colocado em votação e foi aprovado por unanimidade de 9 (nove) votos favoráveis. 4.0 COMUNICADOS. O Presidente transferiu a palavra para a Diretora Adjunta de Governança e Desenvolvimento Institucional Eliane Helena Gonçalves Silva, que informou sobre envio de memorando que solicita às Diretorias Especializadas e Secretarias preenchimento das variáveis que compõem os indicadores de níveis estratégicos referentes ao Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI, e que prazo está encerrando hoje. Informou que os dados solicitados serão incluídos no Sistema Monitor do MEC. Após esclarecer sobre a importância e necessidade de envio com rapidez para preenchimento das informações, decidiu-se pela prorrogação do prazo para a entrega dos dados até dia 04/05/23. Nada mais havendo a tratar, o Presidente encerrou a reunião da qual eu, Maria Beatriz Gandini Bittencourt, secretária deste Comitê, lavrei esta ata, que segue assinada pelo Presidente e demais membros presentes.